Внедрение автоматизированной системы управления дебиторской задолженностью
В современных рыночных условиях правила диктуют покупатели и заказчики, которым выгодно сначала получить товар или принять работу, а только потом расплатиться. Для того чтобы удержать свои позиции на рынке, поставщики и подрядчики следуют желаниям клиентов и все чаще используют коммерческое кредитование, предоставляют отсрочки платежей и т. д. Если факт поставки товара (работ, услуг) не совпадает по времени с получением за них денежных средств, у поставщика (подрядчика) возникает дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность, с точки зрения гражданского права, является имущественным правом, т. е. правом на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и т. п.) с должника. Данный вид задолженности отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации. В настоящее время нередки случаи неисполнения должниками своих обязательств. За нарушение условий договоров применяются следующие меры гражданско-правовой ответственности: штрафы, пени, неустойки, проценты. Предлагается в целях эффективного управления дебиторской задолженностью приобретение программы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» как инструмента по организации системной работы с платежами контрагентов, существенно снижающего риски возникновения долгов и предоставляющего возможность эффективного взыскания дебиторской задолженности. Система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» является профессиональным помощником, который в режиме реального времени планирует, контролирует и управляет деятельностью по работе с контрагентами. Снижение дебиторской задолженности возможно только через организацию эффективного взаимодействия с клиентами, которая охватывает не столько юридическую подготовку, сколько контроль и взаимодействие [13,c.179].
Установка программы «УДЗ. СВ» позволит обеспечить:
контроль деятельности специалистов в режиме on-line (надлежащее исполнение своих обязательств, выдача заданий для каждого пользователя с выводом результатов и комментариев ответственных лиц);
подробное описание процесса управления дебиторской задолженностью с соответствующими формами документов;
инвентаризацию дебиторской задолженности в режиме реального времени;
экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов;
возможность принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов;
Функциональные возможности системы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия»:
одновременное объединение нескольких пользователей с различными функциональными обязанностями.
возможность контролировать и управлять работой сотрудников менеджменту компании (сквозная цепочка вертикальных взаимоотношений: руководитель - начальник юридического отдела - юрист - бухгалтер) посредством выдачи заданий для каждого пользователя и выводом результатов и комментариев ответственных лиц;
импорт данных из бухгалтерских программ, существенно сокращающий время на внесение информации о контрагенте;
поэтапная работа с задолженностью, сопровождаемая проверкой качества, сроков работ и истории взаимоотношений с контрагентами;
качественная правовая поддержка, позволяющая аргументировано доказывать и обосновывать свои действия: готовые образцы и примерные тексты, договоры и процессуальные документы, оптимизирующие процесс подготовки документов по взысканию задолженности;
автоматические напоминания, информирующие о наступлении сроков платежей, о заданиях поступающих от руководства и старших сотрудников;
Программный продукт «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» подразумевает осуществление работы с программой одновременно несколькими пользователями с различными задачами (функциональными обязанностями и правами доступа к полному объёму информации). Для каждого из пользователей определен объём работ, который он должен осуществлять.
Рисунок 6 - Программа «УДЗ. СВ»
Таким образом, посредством УДЗ.СВ работа с организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения деятельности по востребованию задолженности с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлено в этой системе. В УДЗ.СВ указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы различных документов, в том числе и процессуальных, и рекомендации по их заполнению.